Usecase WiGo4IT

Duurzaamheidsplan Wigo4it De SIIA-Radar laat de activiteiten zien die Wigo4it onderneemt om te verduurzamen. De organisatie is zich aan het voorbereiden op het schrijven van een CSRD-rapportage. Op deze pagina illustreren we aan de hand van de activiteiten in de SIIA-Radar de verschillende elementen van een duurzaamheidsplan. 1: Due diligence onderzoek: Onderzoek naar de impact van het runnen van de organisatie, de diensten en producten die Wigo4it produceert op milieu en samenleving. Het due diligence onderzoek zou kunnen melden: Dat het (inmiddels gesloten) datacentrum de grootste duurzaamheidsimpact had en dat Wigo4it op weg is om de dienstverlening zo efficiënt mogelijk aan te bieden. Dat de beoogde impact van de diensten op klanten (de gemeenten) en de klanten daarvan (uitkeringsgerechtigden, aanvragers) is dat Wigo4it bespaart op tijd, publiek geld en inspanning, minder fouten maken en meer taken en verplichtingen kunnen uitvoeren. In het onderzoek kan gekeken worden naar kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren die bevestigen of dit lukt en welke verbeterpunten er zijn. Hoe groot de impact van de organisatie is op eigen medewerkers. Wigo4it legt de nadruk op eigen verantwoordelijkheid, betrokkenheid en autonomie van medewerkers vanuit de gedachte dat dat voorwaarde is voor tevreden collega’s die zich 100% kunnen inzetten voor de organisatie, wat bijdraagt aan het probleemoplossend vermogen en kwaliteit van diensten van de organisatie. Het onderzoek zou kunnen zoeken naar indicatoren die bevestigen in hoeverre Wigo4it dit lukt. Hoe groot de impact is op toeleveranciers; met het wegvallen van de servers en het datacentrum zijn alleen de leveranciers van de apparatuur op kantoor nog onderdeel van het due diligence onderzoek. Dankzij verregaande automatisering is de IT-infrastructuur zo opgezet, dat gemakkelijk naar andere (cloud)leveranciers kan worden overgestapt als deze duurzamer te werk gaan en de kosten acceptabel zijn. Een voortdurende vraag blijft of er ondertussen geen vormen van lock-in zijn ontstaan, waardoor die overstap bemoeilijkt wordt. Wigo4it zou de duurzaamheidsrapportage van de dienstverlener kunnen opvragen en kunnen kijken naar: Garanties om de arbeidsomstandigheden van hun medewerkers te garanderen, zoals gelijke kansen (gender verhouding), beloning, et cetera. De duurzaamheid van de cloudleverancier waar zij diensten afneemt. Wigo4it zou in gesprek kunnen gaan met de cloudleveranciers om meer inzicht te krijgen over de uitstoot van de workloads die daar draaien. Energieverbruik: Cloudservices draaien ook gewoon in een datacenter en gebruiken energie als ze draaien. Wat zijn de werkelijke emissies van de workloads in de datacentra? Is het mogelijk om bepaalde loads te draaien in de buurt van waterkrachtcentrales? (►carbon-aware computing) Gesprekken over verbeteringen op termijn. 2: Materialiteits-analyse Bij de materialiteitsanalyse gaat het over het belang van de verschillende onderwerpen van onderzoek op twee thema’s: Het belang vanuit het oogpunt van de impact op duurzaamheid en het belang vanuit het oogpunt van de business-case, de financiële gezondheid, de activiteiten en doelstellingen en manier van werken van de organisatie. De materialiteitsanalyse geeft aan welke onderwerpen aan de orde moeten komen in het plan, omdat ze een grote invloed hebben op milieu en samenleving of op de organisatie zelf. 3: Doelen en strategie In de analyse van Wigo4it zou de conclusie kunnen zijn dat verduurzaming van de IT de meest impactvolle manier is om te verduurzamen (impactmaterialiteit). De analyse van financiële materialiteit laat zien dat verduurzamen de schaalbaarheid en flexibiliteit van diensten vergroot, de kans op lock-in vermindert en kosten kan verlagen (de financiële materialiteit van verduurzamen is eveneens groot). Ook betekent de transitie naar de public cloud dat gemeenten meer mogelijkheid krijgen om zelf hun processen te verduurzamen, want ook voor de duurzaamheid van klanten is de materialiteit groot. Het tweede grote thema voor Wigo4it is autonomie en betrokkenheid van medewerkers. Deze autonomie legt de basis voor de betrouwbaarheid, lage kosten en flexibiliteit van de organisatie en de dienstverlening. De omslag naar verduurzaming heeft ongetwijfeld gevolgen voor de aard van het werk en vraagt nieuwe kennis en vaardigheden. Bepaalde vaardigheden (het beheer van servers en infrastructuur) worden minder belangrijk. Door de stap naar de cloud ontstaan nieuwe taken; nieuwe afhankelijkheden en een andere mindset als bijvoorbeeld carbon-aware computing en rightsizing worden geïntroduceerd. Uit de materialiteitsanalyse zou kunnen blijken dat voor de collega’s van Wigo4it aan verduurzaming zowel een impact-kant (het werk van de medewerkers) als een financiële kant zit (de betrouwbaarheid en kwaliteit van dienstverlening). 4. Risicoanalyse Dit deel van het plan gaat in op de risico’s. Wat is nodig om de plannen te realiseren? Het hoofdstuk ►Organiseer analyseert de eisen die worden gesteld aan de techniek, organisatie, en mensen. Verder wordt de casus bekeken vanuit ethisch perspectief en wordt in kaart gebracht wat vervolgens gedaan moet worden om dat te realiseren. Een risico voor Wigo4it is dat hun autonome teams beslissingen nemen die niet met elkaar in lijn zijn. Een tweede risico is dat beslissingen oneigenlijk grote druk op medewerkers leggen, omdat ze zelfstandig zijn, maar tegelijkertijd sterk afhankelijk zijn van anderen en zij misschien door de duurzaamheidsmaatregelen zelf onvoldoende kunnen plannen. Voorbeelden hoe Wigo4it maatregelen neemt om die risico’s te beheersen: De duurzaamheidsradar lijnt beslissingen op rond duurzaamheid. Zo’n 80 activiteiten worden beschreven met daarbij het waarom, waar de organisatie staat en naartoe wil en andere essentiële achtergrondinformatie. Product owners worden van alle informatie voorzien om werkzaamheden van de teams op te lijnen en doen verslag in backlogs over hoe de teams die informatie verwerken in hun beslissingen. Binnen de teams zijn specialisten die onderling nauw contact houden en rond hun onderwerp kennis uitwisselen. Type 1 en type 2 besluiten: Teams mogen zelf besluiten nemen als deze terug te draaien zijn binnen één sprint en/of minder dan 10.000 euro per maand kosten. 5. Verantwoorden Tenslotte moet de organisatie checken of ze op de goede weg zijn, of de afwegingen terecht zijn en uitpakken zoals bedoeld. Daarnaast moeten zij nagaan of de analyse van de risico’s klopt en of de maatregelen de verwachte uitwerking hebben. Om dat te kunnen doen, moeten data worden verzameld en beslissingen worden gedocumenteerd. Welke data en informatie nodig zijn, moet van tevoren worden bedacht. Daarvoor zijn in de Radar de Objective Key Results opgenomen: deze gaan over de doelen die de organisatie wil halen en welke resultaten daar indicatief voor zijn. ► In het hoofdstuk Meet komen deze vraagstukken aan de orde.